¿Y si pudieras ahorrar una hora de trabajo al día? Esto son 5 horas a la semana, 22 horas al mes o ¡15 días al año! Si tienes una pyme o eres autónomo debes conocer estos 4 sencillos trucos e implementarlos en tu trabajo diario. Porque tú más que nadie sabes lo que supone una hora de tu tiempo.

 

Utiliza un gestor de proyectos, de pago o gratuito, pero utilízalo. Empieza a visualizar lo que te queda pendiente, y lo que ya has realizado de un vistazo. Ten siempre a mano los materiales que más utilizas. Comunícate desde la misma aplicación con clientes y colaboradores.

Tener presente qué es lo más urgente y en qué estado se encuentra te ayudará a priorizar y a ahorrar trabajo.

Piensa sobre los pasos que más se repiten y los materiales que te ayudan. Cada vez que empiezas un proceso con un cliente ¿parece que estás descubriendo el fuego? Tómate un tiempo para documentar cada proceso paso a paso, piensa en qué materiales necesitas (folletos, emails, algún vídeo demostración, etc).

Tener claros los pasos a seguir y disponer de los materiales necesarios, te ayudará a evitar errores y el trabajo se hará mucho más rápido.

Crea un organigrama de empresa. Si tienes varias personas en el equipo, esto es absolutamente necesario. En lugar de que todos te pregunten a ti sus dudas dedica unos minutos para hacer el organigrama de la empresa. Presenta a los miembros de tu equipo y qué lugar ocupan en la organización: cuáles son las tareas que deben realizar y cómo se comunican las decisiones entre ellos. Después asegúrate de que tu equipo sabe dónde está y para qué sirve.

Una representación visual de tareas y flujos de comunicación ahorra mucho tiempo en la búsqueda de la persona indicada.

Agenda tu tiempo. Usa tu agenda para distribuir tu tiempo de trabajo. Decide cuándo ver el email, cuándo dedicar tiempo a los clientes, cuándo hacer búsquedas comparativas, o cuándo investigar sobre novedades en tu sector ¡y respétalo! Estos plazos autoimpuestos te mantendrán centrado.

Así, en lugar de perder el tiempo entre tareas mal organizadas, estarás empleando tu tiempo de forma estructurada.

 

Puedes perder algo de tiempo al principio para implementar estos hábitos y herramientas en tu trabajo diario, pero sin duda te harán ahorrar mucho más una vez que empiezas a usarlos adecuadamente. Trabajar “sin afilar el hacha” te hará perder más tiempo que haber dedicado una tarde en preparar tus herramientas antes de empezar a cortar leña para el próximo invierno.

Al final, ¡te preguntarás cómo has podido trabajar de forma tan caótica antes de poner en práctica estos 4 pasos!